Google Workspace Studio 完整實戰教學：辦公室 AI Agent 應用，打造自動化工作流讓你「聰明偷懶」
工作被瑣事淹沒，每天都覺得好煩？ AI要來解救你了!! Google 官方最新推出的 Google Workspace Studio 藏著強大的自動化功能，不需要會寫程式（No-code），只要透過簡單的自然語言設定，就能打造專屬的 AI Agent (人工智慧代理人)，成為你的私人特助。
這篇手把手、超詳盡的教學，將帶你實作三個最經典的 辦公室 AI Agent 應用場景。跟著做，從今天開始告別機械式作業！
📖 目錄
什麼是 Google Workspace Studio？
簡單來說，它就像是一個「指令中心」。透過 Workspace Studio，你可以設計出跨越 Gmail、Drive、Docs 和 Chat 的 AI Agent。以前你需要自己手動搬運資料，現在透過設定 Agentic Workflow (代理人工作流)，AI 會自動幫你跑完流程。
核心概念其實很簡單： 觸發條件 (當發生這件事) ➡️ Agent 思考與執行 (Gemini 智慧判斷) ➡️ 完成任務 (存檔/寄信/通知)
接下來，就直接來看看這套最新工具如何解決你最頭痛的行政庶務。
實作一：告別手動存檔！打造合約簽署後的「自動歸檔 Agent」
業務最煩的，往往不是談生意，而是合約簽回來之後那一堆繁瑣的存檔流程。我們來設定一個讓 Gmail 自動歸檔 Agent，讓你從此解放雙手。
這個設定解決什麼問題？
- ❌ 痛點： 手動下載附件、改檔名、存到雲端、再去 Excel 登記，耗時 10 分鐘。
- ✅ 解法： Agent 自動辨識附件內容，一秒歸檔。
設定步驟教學：
- 建立新 Agent：
進入 Workspace Studio 首頁，點擊 「+ Create New Agent」，命名為「合約歸檔小幫手」。 - 設定 Starter (觸發條件)：
- 點擊流程圖開頭的 「Starter」，選擇 「Gmail」。
- 在 Event Type (事件類型) 選擇 「Email Received」。
- 在 Filter (篩選條件) 欄位輸入：
Subject contains "已簽署" OR "合約"。
- 設定 Agent 動作 (AI 辨識)：
- 點擊 「+ Add Step」 加入 「AI Process」。
- 在 Instructions (指令框) 貼上：「擷取信件中的 PDF 附件，並使用 Gemini 辨識信件內的『客戶名稱』」。
- 設定執行結果 (存檔與登記)：
- 連接 Google Drive： 新增步驟選擇 Drive 的 「Upload File」。在檔名欄位點擊 「Insert Variable (插入變數)」 (通常是 {} 圖示)，選擇剛剛 AI 抓到的
[客戶名稱]，組合成[客戶名稱]_已簽署合約.pdf。 - 同步至 Google Sheets： 最後新增步驟選擇 Sheets 的 「Add Row」，將日期與客戶名稱填入「合約登記表」。
- 連接 Google Drive： 新增步驟選擇 Drive 的 「Upload File」。在檔名欄位點擊 「Insert Variable (插入變數)」 (通常是 {} 圖示)，選擇剛剛 AI 抓到的
搞定了靜態的文件歸檔，接下來我們來挑戰更高難度的部份，處理人類複雜的「情緒」。
實作二：懂察言觀色的「客訴守門員」：讓 Agent 幫你過濾情緒炸彈
傳統的規則是死的，但 Workspace Studio 內建的 Gemini 模型強項就在於語意分析。為了讓你更直觀地理解兩者差異，我們整理了以下對比：
| 功能維度 | 傳統自動化規則 (Old) | Workspace Studio Agent (New) |
|---|---|---|
| 判斷依據 | 只能抓關鍵字 (如：客訴、生氣) | 理解語意與情緒 (如：諷刺、憤怒、失望) |
| 處理方式 | 統一轉寄給客服 | 依「怒氣值」分級處理，緊急案件直接通知主管 |
| 回覆能力 | 只能設定制式罐頭回覆 | 根據客訴內容與情緒，擬定客製化溫柔回覆草稿 |
| 精準度 | 低 (容易誤判或漏信) | 高 (懂察言觀色，能過濾輕重緩急) |
設定步驟教學：
- 設定資料來源：
建立新 Agent，將 Starter 設定為 「Google Sheets」 的 「Row Added (新增列)」 事件。連結你的「客戶意見回饋表單」試算表。 - AI 核心介入 (情緒分析)：
新增 「AI Model」 步驟。在 Prompt 欄位輸入：「分析這段文字的情緒分數 (1-10分)，僅輸出數字」。 - 分流設定 (Logic Branch)：
點擊工具列的 「Logic (邏輯分岔)」 圖示。- 路徑 A (火急)： 設定條件為 Score > 8。
- 動作：選擇 「Google Chat」 發送訊息通知主管滅火。
- 路徑 B (普通)： 設定條件為 Score < 5。
- 動作：選擇 「Gmail」 -> 「Create Draft (建立草稿)」。
- 路徑 A (火急)： 設定條件為 Score > 8。
【關鍵操作】：在草稿內容設定中，點擊 「Ask AI to write」，讓 Agent 根據問題內容自動草擬一封溫柔的回信。
解決了個人的行政與情緒勞動，最後一個場景，我們要來解決團隊協作中最浪費時間的環節：開會。
實作三：會議結束工作就完成 ! 打造自動發派任務的「不累秘書」
開完會最怕錄影檔存了沒人看，決議過兩天就忘光。透過 會議記錄 Agent，就可以擁有一個不會累、也不會漏掉細節的會議秘書。
設定步驟教學：
透過 Workspace Studio 串接 Google Meet 與 Docs，我們可以這樣做：
- 監聽錄影檔：
設定 Starter 為 「Google Drive」 的 「New File in Folder」 事件。指定監聽你的「會議錄影」資料夾。 - AI 轉錄與總結 (選對模型)：
新增 AI 步驟，【重要】 在 Model Selection (模型選擇) 中務必切換為 「Gemini 1.5 Pro」 (因為它才讀得完長達 1 小時的逐字稿)。
下達 Prompt：「請總結這場會議的 3 個重點，並列出所有『Action Items (待辦事項)』以及負責人」。 - 產出行動：
- 建立文件： 選擇 「Google Docs」 -> 「Create Document」。
- 寫入內容： 在內容欄位插入上一步驟生成的
[Summary]和[Action Items]變數。 - (進階版)：還可以直接串接 Google Tasks，將 Action Items 自動分派給對應同事。
結果： 當你按下「結束通話」的那一刻，下一步的行動計畫就已經分派完畢。
💡 光子小知識
為什麼「長文本 (Long Context)」對會議記錄很重要？
在選擇 AI 模型處理會議記錄時，我們特別推薦 Gemini 1.5 Pro，是因為它擁有業界領先的「長文本窗口 (Context Window)」。傳統 AI 模型容易在處理長達一小時的逐字稿時「忘記」開頭的內容，導致總結遺漏；而長文本模型能像人類一樣，一次性「記住」整場會議的前後文脈絡，精準提取出分散在不同時段的待辦事項與決策細節，這才是打造「不累秘書」的關鍵核心。
常見問答 (FAQ)
- Q1：使用這些功能需要會寫程式碼嗎？
不需要。這是 Google Workspace Studio 最大的特色。它是 No-code (無程式碼) 平台，你只需要像在跟人說話一樣，在 Prompt Bar 輸入「幫我建立一個整理發票的 Agent」，它就會自動生成流程。 - Q2：我的資料會被拿去訓練 AI 嗎？有隱私疑慮嗎？
使用企業版 Google Workspace 的核心服務時，Google 有明確承諾 不會 使用客戶的企業資料來訓練公開的 AI 模型。你的數據僅在你的私有環境中運作，具有企業級資安保障。 - Q3：這些自動化功能需要另外付費嗎？
這取決於你目前的 Google Workspace 版本。Workspace Studio 目前已陸續開放給 Business 與 Enterprise 用戶，但若要使用進階的 Gemini AI 生成能力，通常需要搭配 Gemini for Workspace 的訂閱授權。
結語：讓 AI 當你的職場效能加速器
看完這三個場景，是不是發現 Google Workspace 自動化 其實沒那麼難？
所謂的「聰明偷懶」不是真的偷懶，而是把時間從 高重複性 的行政瑣事中解放出來。當 Workspace Studio 的 Agent 幫你處理完歸檔、客訴分類和會議記錄，你就能把時間花在更有創造力的事情上——或者，準時下班喝杯咖啡。